Warum implementieren Unternehmen SAP-Software?

Doch sind sie miteinander gut verbunden und funktionieren nahtlos in ihrer Gesamtheit? Höchstwahrscheinlich eher nicht. Dabei sind Sie nicht allein in Ihrem Kampf, ein einheitliches Geschäfts-Ökosystem zu erschaffen, das all Ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllen kann. Laut einer aktuellen Umfrage, verwendet das durchschnittliche Unternehmen:

• 90 Cloud-Dienste für die HCM-Funktionen;
• 60 Tools für die Finanz-/Buchhaltungsabteilung;
• 43 Tools für CRM/Vertrieb;
• 41 Dienste für die Softwareentwicklung.

Die Zahlen mögen erstaunlich wirken, aber denken Sie darüber mal so nach: Jede Abteilung hat eigene Software-Lösungen gekauft bzw. entwickelt und arbeitet unabhängig von den anderen Abteilungen. Innerhalb der Abteilungen gibt es möglicherweise separate Software für bestimmte Funktionen – eine Software, die nicht in den Rest des Setups integriert ist.

Vielleicht ist es an der Zeit, Ihr Toolkit zu überprüfen und eine umfassende ERP-Lösung in Betracht zu ziehen, insbesondere z.B. eine Suite modularer Apps, die verschiedene Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens erfassen und zusammenführen wird. Diese modularen Apps können durch die Implementierung von SAP-Software integriert werden.

Darum würde ein Unternehmen SAP implementieren wollen: Ein Beispiel

Betrachten wir lediglich eine der großen Herausforderungen, mit der ein Produktunternehmen konfrontiert sein könnte.

Im Logistikbereich gibt es mehrere Aufgaben – Materialwirtschaft, Vertrieb, Lagerverwaltung, Kundenservice und Flottenmanagement, um nur einige wenige zu nennen. Jeder dieser Teilbereiche kann seine eigene Technologie für den Betrieb nutzen. Aber wie kommunizieren sie miteinander, so dass die Daten integriert und analysiert werden können, damit anhand davon fundierte Geschäftsentscheidungen möglich sind?

Eine SAP-Lösung, die alle Aufgaben bündelt, stellt diese Daten und den Zugriff darauf für die Verantwortlichen zur Verfügung. Sobald alle Funktionen vereint sind, wird es einfacher, Entscheidungen zu treffen, die zu folgenden Ergebnissen führen:

• Eine integrierte Plattform-Implementierung und Senkung der Gesamtbetriebskosten für den Support von Geschäftsanwendungen;
• Weniger Bestandsausfälle und daraus resultierende Minimierung des Umsatzverlustes (höhere Einnahmen);
• Effizientere und zuverlässigere Materialbeschaffung mit entsprechenden Kosteneinsparungen und selteneren Produktionsverzögerungen;
• Verbesserte Kundenzufriedenheit durch weniger Verzögerung bei der Produktauslieferung;
• Niedrigere Vertriebs- und Frachtkosten.

Auch wenn Ihr Unternehmen nicht in einer Fertigungsindustrie tätig ist, gibt es SAP-Module für praktisch jeden Geschäftsbetrieb, die die Flexibilität und Integration der Abläufe verbessern und sowohl mehr Effizienz als auch Kosteneinsparungen ermöglichen.

Das Schöne an der SAP-Software ist außerdem, dass nur die Module gesichert und implementiert werden können, die ein Unternehmen benötigen könnte, – in Form von kundenspezifischen Lösungen.

Welche Lösungen bietet SAP an?

Ein vollständiges SAP-System umfasst zusätzlich zu dem oben beschriebenen Logistikmodul die folgenden Hauptmodule. Jedes Modul wird auf die Herausforderungen bestimmter Geschäftsprozesse eingehen, wobei es auch Zusatzlösungen für die Individualisierunggibt:

• Unternehmensressourcenplanung;
• CRM für Vertrieb und Marketing;
• Verkauf und Vertrieb;
• Finanzverwaltung;
• Personal;
• Vermögensverwaltung;
• Product Lifecycle Management;
• Supply Chain Management.

SAP bietet branchenspezifische Lösungen für fast alle Industrien an – Fertigung, Pharmaindustrie, Gesundheits-, Versicherungs- und Finanzwesen, Sicherheitssektor usw. Diese Tatsache sowie die Möglichkeit, nur diejenigen Module zu kaufen, die “passen”, sind eindeutig zwei größte Vorteile von SAP für Unternehmen aller Art und Größe.

Wer nutzt SAP-Lösungen?

ARund 200.000 Unternehmen nutzen ausgewählte oder alle SAP-Module in über 150 Ländern. Entgegen der verbreiteten Meinung, dass nur große Unternehmen die SAP-Software nutzen, sind rund 80% der Nutzer kleine bis mittlere Unternehmen.

Der Erfolg von SAP-Lösungen wird natürlich nach der Unternehmensbilanz gemessen. Das Endergebnis manifestiert sich dabei in mehr Effizienz, besseren Geschäftsentscheidungen und optimierten Abläufen.

Für ein mittelständisches Unternehmen wie “Schoolhouse Electric and Supply”, Hersteller und Vertreiber von Haushaltswaren und Beleuchtungsanlagen, ist eine kontinuierliche jährliche Wachstumsrate von 25% Beweis genug. Laut Chris Tufts, Vizepräsidenten für Betrieb und Finanzen, “hätte man ohne es (SAP) einfach keine wettbewerbsfähige Kundenbindung und wäre nicht in der Lage, Aufträge so schnell zu erfüllen, wie wir es tun. Es ermöglicht mehr als nur Wachstum. Es macht ein Geschäftsmodell wie unseres überhaupt möglich”.

Siemens ist ein großes Unternehmen, das Technologielösungen für viele Branchen anbietet, darunter sind Bau-, Energie-, Gesundheits-, Transportwesen, um nur einige wenige zu nennen. Seine Herausforderungen bestanden darin, komplexe und unzusammenhängende Prozesse in seiner Struktur zu konsolidieren und zu vereinfachen. Die Führungskräfte wollten die Prozesse auch beschleunigen und auf Informationen zugreifen können, die ihre Entscheidungsfindung beeinflussen würden.

Siemens wandte sich den SAP-Lösungen zu und schaffte neulich den Übergang zur SAP-HANA-Plattform, die für zusätzliche Vorteile einwandfrei mit Microsoft Azure kombiniert werden kann Nach Andreas de la Camp, Leiter des Zweigs Europa, Zentrum für ERP-Abteilungen, habe SAP dem Unternehmen eine wesentlich höhere Produktivität durch schnellere Prozesse und Echtzeit-Dateneinblicke beschert, wodurch die Kosten sowohl für die Hardware als auch für die Rechenzentren gesenkt und Betriebsintegration und -kontinuität verbessert werden konnten.

Er stellt fest: “SAP HANA hat unsere Arbeitsweise verändert und uns die benötigten Agilität und Verarbeitungsleistung gegeben, um neue Chancen in der digitalen Welt zu ergreifen”. In Bezug auf optimierte Prozesse berichtet Siemens von einer 24%-igen Reduktion der Größe seiner Datenbank, einer Produktivitätssteigerung von 60% und einer bis zu 90-mal schnelleren Berichterstattung.

Wenn Sie verstehen wollten, warum Unternehmen SAP einsetzen, sollten die angeführten Statistiken die Antwort liefern.

Implementierung von SAP: Der Schlüssel zum Erfolg oder Misserfolg

Sobald die Entscheidung für eine der SAP-Softwarelösungen steht, steht auch fest, dass die Implementierung offensichtlich ein Prozess ist, der nicht über Nacht stattfinden kann. Der Versuch, die Lösung zu schnell und ohne Know-how zu implementieren und freizugeben, ist ein Misserfolgsrezept.

Vergleichen wir zwei verschiedene Implementierungsprozesse in zwei verwandten Branchenbei Cadberry, einem britischen Chocolatier, und Hershey, einem amerikanischen Süßwarenunternehmen. Beide erkannten SAP als Lösung für eine Vielzahl von Problemen: vor allem für Lager- und Inventurprobleme, Logistik, insbesondere die Verteilung an den Einzelhandel, und generell zu langsame Geschäftsprozesse.

Cadbury führte sein Projekt für die SAP-ERP-Integration über einen Zeitraum von fünf Jahren durch, woraus ein neues Lagerverwaltungssystem und eine verbesserte Struktur seiner Vertriebszentren resultierten.

Während die Empfehlung für Hershey ebenfalls eine Implementierung nach dem Fünf-Jahres-Plan lautete, bestand das Unternehmen auf einer Frist von 2,5 Jahren und halbierte damit den Zeitplan. Um ihn einzuhalten, wurden Systemtests und Cutover-Aktivitäten geopfert. Außerdem war der Übergang in der Hauptsaison des Geschäfts geplant – ein großer Fehler. Infolgedessen erlitt der Vertrieb Verluste, und Hersheys Ruf war geschädigt, was zu einem Rückgang des Aktienwerts führte.

Die Implementierung ist eindeutig kritisch. Das richtige Fachwissen muss gefunden werden, und eine sorgfältige Beratung auf der Grundlage der Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens muss stattfinden, bevor ein Implementierungsplan in Gang gesetzt wird.
Zu berücksichtigen sind generell die folgenden Implementierungsphasen:

Abb. 1. Deployment von SAP S/4HANA mit SAP Activate.

SAP Activate ist eine neue Methode für den Einsatz von Systemen mit SAP S/4HANA. Darin sind bestimmte Prozesse aus den älteren Methoden Accelerated SAP und SAP Launch enthalten, es gibt aber auch neue Beschleuniger für jede Implementierungsphase und jedes Arbeitspaket. SAP Activated hat den Implementierungsansatz für Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Implementierungen – ein Setup bei den meisten Unternehmen derzeit – optimiert und „geglättet“. Die Implementierung erfolgt in den folgenden sechs Phasen:

1. Entdecken.

In dieser Phase werden Sie aktiv dazu ermutigt, die Lösungsmöglichkeiten zu erforschen und den Geschäftswert und die Vorteile für Ihr Unternehmen festzustellen. Sowohl die Führungskräfte der C-Ebene als auch die Manager müssen zusammen mit den für die Umsetzung Verantwortlichen eine gemeinsame Grundlage schaffen und einen Einführungsplan und eine Roadmap entwickeln.

Bei SAP darf man die Vorteile der kostenlosen SAP S/4HANA-Testversion nutzen, um die Lösungsfunktionen kennenzulernen, SAP bietet eine Reihe von hervorragenden Entscheidungshilfen wie SAP S/4HANA Journeymap,SAP S/4HANA Flipbook,SAP S/4HANA Community Network.

2. Vorbereiten.

Die Vorbereitungsphase umfasst die Durchführung der ersten Planungsarbeiten und die Vorbereitung auf den Implementierungsprozess. Es ist die Zeit, in der Sie für die Fertigstellung von Plänen, die Zuweisung von verantwortlichen Teams und die Bereitstellung des Startsystems sorgen sollten.

Gehen Sie mit Ihrem Team, ein paarmal die Projektpläne durch, um diese genau abzustimmen und sicherzustellen, dass sie zu den jeweiligen Projektaktivitäten passen:

• Bestätigung der Projektziele;
• Schätzung des Umfangs;
• Klare Definition der Projektrollen und Verantwortlichkeiten;
• Leistungsstarke Führungsstruktur zur Steuerung des Projekts.

Eine effektive Planung ist das Rückgrat des Implementierungserfolgs. Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektpläne die möglichen Risiken berücksichtigen, die sich auf die Implementierung auswirken können.

In dieser Phase sollten Sie das Startsystem für SAP S/4HANA-Cloud-Kunden anfordern und Benutzer-IDs für alle Teammitglieder erstellen. Außerdem soll Ihr Team die Einführung dazu bekommen.

3. Untersuchen.

Während der Untersuchungsphase wird von Ihnen eine Fit-to-Standard-Analyse erwartet, um die im Projektumfang aufgelistete Lösungsfunktionalität zu validieren und zu bestätigen, dass die Geschäftsanforderungen erfüllt werden können.

Die Fit-to-Standard-Analyse ist eine Workshop-Reihe mit SAP-Beratern, die eine produktive Diskussion über die Validierung der zuvor beschriebenen vordefinierten Szenarien fördert und zusätzliche Erweiterungen/Konfigurationen untersucht, die erforderlich sein könnten. Mehr zu dieser Phase erfahren Siehier.

4. Umsetzen.

Sobald alle Szenarien und Prozessanforderungen definiert sind, ist es an der Zeit, eine Reihe von agilen Sprints umzusetzen, um die neue integrierte Geschäfts- und Systemumgebung zu konfigurieren, aufzubauen und zu testen. An diesem Punkt sollte Ihr Team auch damit beginnen, die Daten in das System zu laden, die Einführungsaktivitäten zu skizzieren und Umstellungspläne zu entwickeln.

Die nächsten Schritte, die in dieser Phase typischerweise stattfinden, sind folgende:

• Lösung in der Qualitätsumgebung mit Hilfe von agilen Iterationen und den in der Untersuchungsphase entstandenen Analyseergebnissen konfigurieren;
• Übereinstimmung des Lösungsprozesses mit Ihren Geschäftsanforderungen prüfen;
• Datenmigration in der Qualitätsumgebung ausführen;
• End-to-End-Tests des Systems durchführen;
• System bei Bedarf in andere SAP-Produkte und ältere Systeme integrieren;
• Implementierung von Schlüsselkonzepten und Systembetrieb durch das Projektteam fortsetzen;
• Umstellungsplan vorbereiten und Änderungsmanagement planen;
• Qualitäts- und Produktionsumgebungen erhalten.

In dem SAP-Blogkönnen Sie weitere Informationen zu diesen Schritten nachlesen.

5. Bereitstellen.

Die Bereitstellungsphase setzt die Einrichtung des Produktionssystems und die bestätigte Bereitschaft des Unternehmens voraus, die Geschäftsabläufe in die neue Umgebung zu migrieren. Der Projektmanager bleibt weiterhin dafür verantwortlich, alle Aufgaben aus der Liste abzuarbeiten und das Risiko- und Problemmanagement zu betreiben.

Das wichtigste Ergebnis dieser Phase ist das Einlernen und die Vorbereitung des Endbenutzers für das Onboarding. Ein spezifischer Lernplan muss definiert werden. Der Umstellungsplan muss ebenfalls vorhanden sein und die wichtigsten auszuführenden Aufgaben beschreiben, z.B. Go-/No-Go-Entscheidungspunkte, Datenmigration/-erstellung und nicht transportierbare Objektkonfiguration. Nach Abschluss der Umstellung können Sie das SAP S/4HANA-Cloud-System in den Status „Run“ versetzen. Diese Phase endet mit dem formellen Abschluss des Projekts.

6. Starten.

Jetzt ist die Zeit gekommen, die Einführung und Implementierung Ihrer neuen Lösung im gesamten Unternehmen fortzusetzen, indem man neue Benutzer hinzufügt und sie auffordert, Geschäftstransaktionen durchzuführen und bei Bedarf zusätzliche Softwarefunktionalitäten zu aktivieren. Das Entwicklungsteam sollte im Hintergrund Regressionstests durchführen und für die vierteljährlichen Upgrades sorgen, damit Sie stets über die neueste Version des Systems verfügen.

Ein reelles Implementierungsprojekt für SAP HANA von Infopulse

Kunde generiert Berichte 90-mal schneller mit einem zentralen Data Warehouse auf SAP HANA

Unser Kunde, ein Beratungsunternehmen aus der Big 4 (USA), wartete kritische Geschäftsdaten aus zahlreichen BI-Systemen in mehreren Quellen, was die wichtigsten Geschäftsprozesse verlangsamte, z.B. dauerte die Erstellung von Berichten bis zu 15 Stunden. Infopulse implementierte ein zentrales Data Warehouse mit 10 TB auf SAP HANA, das nahtlos in alle bestehenden BI-Systeme integriert wurde.

Dabei halfen wir unserem Kunden, die Zeit für das Erstellen von Berichten um das 90-fache zu reduzieren (jetzt dauert es nur noch 10 Minuten!). Niedrigere Datenmanagement- und Wartungskosten, verbesserte Echtzeit-Datenverfügbarkeit und vereinfachte tägliche Zugänglichkeit der Daten für über 200.000 Mitarbeiter waren ebenfalls die Ergebnisse des Projekts. Darüber hinaus haben wir ein Ökosystem von BI-Anwendungen entwickelt, das auf der SAP-Plattform basiert, um das Management zentraler Geschäftssysteme zu optimieren.

Schlussfolgerungen

Die Vorteile von SAP für den Geschäftsbetrieb sind zahlreich und können von jedem Klein- oder Großunternehmen individuell genutzt werden.

Wenn Sie sich schon immer gefragt haben, wofür SAP-Software gut sein soll, haben Sie jetzt die Antwort.

Welche Herausforderungen haben Sie denn in Ihren Geschäftsbetrieb? Welche Lösungen sehen Sie, um die Vorteile von SAP nutzen zu können?

Wenn Sie all Ihre Möglichkeiten bei SAP erkunden wollen, ist Infopulse gerne bereit, diese mit Ihnen jederzeit zu besprechen. Wir sind internationale Experten für die Implementierung von SAP-Lösungen für Unternehmen aller Größen aus verschiedenen Branchen.

Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, und wir reden darüber!