So gelingt die Rechnungsautomatisierung mit RPA

Pünktliche Zahlungen und Zahlungseingänge sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Normalerweise sind die Geschäftsprozesse der Rechnungsstellung sehr zeitaufwändig und beruhen auf manuellen Tätigkeiten. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage von Levvel Research gehören zu den fünf größten Herausforderungen im Kreditorenwesen:

• Manuelle Dateneingabe
• Verlorene oder fehlende Rechnungen
• Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Zahlungen
• Doppelte Rechnungen
• Uneinheitliche Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) im gesamten Unternehmen.

Mit der Automatisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen diese Probleme angehen, den Arbeitsablauf der Rechnungsstellung optimieren und die Betriebskosten senken.

In diesem Artikel werden Sie die Möglichkeiten der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) zur Optimierung des Arbeitsablaufs der Rechnungsstellung kennenlernen. Wir analysieren die RPA-Anwendungen in der Buchhaltung, die geschäftlichen Vorteile, die sich aus ihrer Einführung ergeben und prüfen einige Fälle der Rechnungsautomatisierung.

Was ist RPA-Rechnungsautomatisierung?

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wird von Unternehmen genutzt, um die Prozesse der Rechnungsstellung zu optimieren. Dazu gehört das Scannen und Extrahieren von Rechnungsdaten, deren Validierung und die nahtlose Eingabe in ein ERP- oder Kreditorenbuchhaltungssystem. Das Ergebnis ist die Möglichkeit, Zahlungen innerhalb von Minuten abzuwickeln.

Die Automatisierung des Rechnungsprozesses hilft bei der Bewältigung kritischer Herausforderungen in manuellen Rechnungsprozessen. Wie Sie aus den nachstehenden Statistiken ersehen können, hat die Komplexität der Rechnungsbearbeitung während der COVID-19-Pandemie erheblich zugenommen.

Zentrale Herausforderungen bei den Prozessen der Kreditorenbuchhaltung

Quelle

Unternehmen setzen während und nach der Pandemie aktiv verschiedene Tools zur Automatisierung der Rechnungsstellung ein, darunter auch robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA). Es handelt sich um eine spezielle Lösung für die Automatisierung regelbasierter Prozesse, die eine Benutzeroberfläche nutzt und auf jeder anderen Software, wie Webanwendungen oder ERP-Systemen, laufen kann. Im Vergleich zu anderen Technologien wie Business Process Management (BPM) kann RPA schneller und kostengünstiger finanzielle und betriebliche Vorteile bringen. Unternehmen setzen RPA ein, um die folgenden Bereiche der Finanzoperationen zu automatisieren:

• Kreditorenbuchhaltung: Extraktion von Rechnungsdaten, Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Überprüfung von Lieferanten.
• Debitorenbuchhaltung: Einrichtung, Verwaltung und Extraktion von Kundendaten, Überwachung des Kreditstatus von Kunden, Erstellung und Verteilung von Rechnungen.
• Unternehmensübergreifende Abstimmung: Abruf und Validierung von Daten aus Dateien, Überwachung und Behandlung von Ausnahmen, Protokollierung und Validierung von Journalbuchungen.
• Finanzberichtswesen: Erstellung von Bilanzen, Gewinn- und Verlustberichten, Gewinn- und Verlustrechnungen und gesetzlich vorgeschriebenen Berichten.

RPA spielt eine strategische Rolle bei der Umwandlung von Finanzfunktionen im Middle- und Back-Office-Bereich. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Gründe für die Einführung von RPA-Rechnungsautomatisierungsdiensten:

• Der Bedarf an Kohärenz und Genauigkeit auf hohem Niveau;
• Sich wiederholende und manuelle Prozesse, die effektiv automatisiert werden können;
• Hohe Abhängigkeit von Dateneingabe, Datenmanipulationen und Berichterstellung;
• Die Notwendigkeit, Informationen aus verschiedenen Quellen und Systemen zu sammeln;
• Die Notwendigkeit, unter strengen gesetzlichen Auflagen zu arbeiten.

Je nach Automatisierungszweck und Komplexität des Rechnungslegungsprozesses kann RPA allein oder zusammen mit den Technologien KI, NLP, maschinelles Lernen und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) eingesetzt werden. Jede Kombination bietet ihre eigenen Vorteile, aber in erster Linie ermöglicht die Automatisierung der Rechnungsstellung den Mitarbeitern, ihre Zeit für anspruchsvollere Aufgaben zu nutzen und so einen höheren Wert für das Unternehmen zu schaffen.

Vorteile der Rechnungsautomatisierung

Die Automatisierung der Rechnungsstellung nimmt von Jahr zu Jahr deutlich zu. Im Jahr 2022 stiegen die Automatisierungsraten in der Kreditorenbuchhaltung um 61 % im Vergleich zum Vorjahr. Derzeit automatisieren etwa 52 % der Unternehmen ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung.

Die Annahme der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung 2022

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RPA bietet zahlreiche branchenübergreifende Vorteile. In Bezug auf die Rechnungsstellung bringt sie insbesondere folgende Vorteile:

• Ausgaben für Papier sind kein Thema mehr: Das Sammeln und Archivieren von Papierunterlagen ist nicht mehr erforderlich. Auch die Suche nach und die Extraktion von benötigten Daten aus der Vergangenheit wird erheblich beschleunigt.
• Erhöhte Genauigkeit: Rechnungen werden mit Verkaufsstellen (POS) und Versandpapieren abgeglichen. Sie trägt dazu bei, Fehler aufgrund fehlender oder falscher Informationen erheblich zu reduzieren. Die Automatisierung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung mit RPA minimiert den Zeitaufwand für die Erkennung und Korrektur von Datendiskrepanzen.
• Außergewöhnliche Produktivität: Der Prozess der Rechnungsautomatisierung beschleunigt die Extraktion von Rechnungsdaten, den Export in ein System, den Abgleich mit Bestellungen und die Genehmigung der Abschlusszahlungen erheblich.
• Ständige Verfügbarkeit: Unternehmen setzen während und nach der Pandemie aktiv verschiedene Tools zur Automatisierung der Rechnungsstellung ein, darunter auch robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA). Sie ermöglicht es Unternehmen, verbesserte Dienstleistungen anzubieten, Wettbewerbsvorteile durch bessere Kundenerfahrungen und höhere Kundenzufriedenheit zu erlangen und ihren Betrieb aktiv zu skalieren.
• Reduziert das Betrugsrisiko: Da das Risiko von Rechnungen und Schecks durch die integrierte Verifizierung verringert wird, sinkt das Betrugsrisiko drastisch. Außerdem werden menschliche Fehler, die bei der manuellen Rechnungsprüfung auftreten, eliminiert, was die Wirksamkeit der Betrugsfrüherkennung erheblich verbessert.
• Compliance: RPA-Dienste können so programmiert werden, dass sie allen Compliance-Regeln und Prüfpfaden entsprechen. Sie bieten Zugang zu vollständig geführten Protokollen, in denen jeder Schritt eines bestimmten Prozesses für historische Audits aufgezeichnet wird. Bei Aktualisierungen von Normen und Vorschriften können die Rechnungsbearbeitungsroboter so umprogrammiert werden, dass sie nach den neuesten Vorschriften arbeiten und so sicherstellen, dass die Finanzberichterstattung stets den Vorschriften entspricht..
• Investitionsrendite: Unternehmen, die RPA-Dienste einführen, sollten mit einer beträchtlichen Investitionsrendite rechnen. Die Einsparungen rechtfertigen die Implementierungskosten dank der Minimierung des manuellen Aufwands der Mitarbeiter, der Verkürzung der Rechnungsbearbeitungszeit und der neuen Möglichkeiten zur Skalierung der Geschäftsabläufe.

Im Rahmen der Automatisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen die Genehmigungszyklen beschleunigen, die Kosten für die Rechnungsverarbeitung senken, die Beziehungen zu den Lieferanten verbessern und die Genauigkeit von Prüfungen und Berichten deutlich erhöhen. Aus diesem Grund ist die Automatisierung zu einer der wichtigsten Triebfedern für die technologische und betriebliche Aufrüstung von Finanzabteilungen in allen Branchen geworden.

Die Implementierung des RPA-basierten Prozesses zur Automatisierung von Rechnungen

Infopulse bietet RPA-Rechnungsautomatisierungsdienste an, um Unternehmen dabei zu helfen, makellose Genauigkeit zu erreichen, ihre Kundenerfahrung zu verbessern und andere Vorteile der Automatisierung zu nutzen. Die erfolgreiche RPA-Einführung hängt von einer gründlichen Analyse der spezifischen Geschäftsziele und der Entwicklung einer Lösung ab, die die Erreichung dieser Ziele optimiert. Hier sehen Sie zwei interessante Anwendungsfälle von RPA für die Rechnungsstellung aus unserer Praxis.

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Fall Nr. 1: RPA-Basislösung für ein IT-Unternehmen

Das Unternehmen verfügt über ein internes Zeiterfassungssystem, in dem jede Fachkraft die für jedes Projekt/jede Aufgabe aufgewendete Zeit angibt. Eine Stunde ist eine Einheit, die für die Berechnung von Zahlungen, die Rechnungsstellung an Kunden und die Auszahlung von Gehältern für Fachkräfte verwendet wird. Es gibt verschiedene Stundenkategorien, Typen, Indizes und Kosten. Die Lösung führt die folgenden Schritte aus:

• Am Ende eines jeden Monats exportiert der Roboter automatisch die Daten für jedes Projekt.
• Alle ausgegebenen Mittel werden nach einzelnen Projekten kategorisiert, und zur Berechnung der Zahlungen werden entsprechende Indizes und Sätze angewandt.
• Alle Projekte werden pro Kunde in einer separaten Datei zusammengefasst, und die Software erstellt eine separate Rechnung, die alle erbrachten Leistungen pro Kunde enthält.
• Alle erstellten Rechnungen werden in einem bestimmten Ordner gespeichert.
• Jede Fachkraft erhält eine Benachrichtigung zur Freigabe der Rechnung.
• Nach der Rechnungsfreigabe aktiviert eine Fachkraft einen Roboter, der die Informationen in das interne ERP-System hochlädt.
• Der Roboter gibt Daten in das ERP-System ein und schickt eine Rechnung an einen Kunden.

Verwendete Technologien: klassische RPA-Automatisierung (UI Path).

Ergebnisse: Der Rechnungsstellungsprozess ist zu 98 % automatisiert. Das Personal ist nur für die Genehmigung der Daten und eventuelle kurzfristige Korrekturen zuständig.

Fall Nr. 2: Erweiterte Automatisierung des Rechnungsprozesses mit KI und IDP

In bestimmten Fällen ist mehr als eine Standard-RPA-Implementierung erforderlich, um die Rechnungsstellung zu automatisieren. Je nach Arbeitsablauf kann eine Lösung zusätzliche Technologien für die Extraktion von Rechnungsdaten aus verschiedenen Dokumenttypen (Intelligent Document Processing) erfordern und künstliche Intelligenz dazu befähigen, Informationen aus verschiedenen Quellen korrekt zu verarbeiten und diese Daten in einem einzigen Format zusammenzuführen. Unsere intelligente Automatisierungslösung für unseren Kunden führt die folgenden Schritte aus:

• Der Software-Roboter überprüft ständig den Briefkasten auf eingehende Rechnungen.
• Er ruft neu eingegangene Rechnungen ab und trägt sie in die Datenbank ein.
• Alle Rechnungen aus der Datenbank werden zur Erkennung durch den Algorithmus zum Verstehen von Dokumenten in eine Warteschlange umgeleitet. Die Dateien werden je nach Dateityp und Anzahl der darin enthaltenen Rechnungen in einzelne Dokumente aufgeteilt.
• In diesem Stadium werden alle Rechnungen in zehn Arten unterteilt. Zwei der zehn Arten erfordern unterschiedliche Steueranrechnungen.
• Ein Benutzer erhält eine Benachrichtigung darüber, dass die Daten überprüft werden müssen. Wir haben einen eigenen Mechanismus für die Datengenehmigung entwickelt. Der Benutzer überprüft den Betrag und die Kategorie über eine benutzerfreundliche Schnittstelle, kann Korrekturen vornehmen und die Rechnungskategorie ändern.
• Nach der Freigabe der Rechnung gibt ein Roboter die Daten entweder in das interne ERP-System ein oder führt eine Steuerberechnung mit einer vorgegebenen Formel durch und gibt die Daten anschließend in ein ERP-System ein.
• Ein Roboter weist allen eingegebenen Rechnungen Barcodes zu.

Technologien: UI Path, Action Center - zur Genehmigung, Dokumentverständnis, Datenservice.

Ergebnisse: Der Rechnungsstellungsprozess ist zu 90 % automatisiert. Das Personal ist nur für die Validierung der Daten und die Vornahme von Korrekturen zuständig. Die Genauigkeit der Datenerkennung liegt bei über 90 %.

Die Rechnungsautomatisierung ist eine der wichtigsten Prioritäten in jedem Bereich. Der Arbeitsablauf bei der Rechnungsbearbeitung ist jedoch bei jedem einzelnen Geschäft individuell. Während einige allein durch RPA-Automatisierung verbessert werden können, erfordern andere eine intelligente Automatisierung oder Hyperautomatisierung, bei der RPA mit KI, ML und anderen kognitiven Technologien kombiniert wird. Bei Infopulse definieren wir die geeignete Kombination der Technologien für jeden spezifischen Fall auf der Grundlage des erforderlichen Automatisierungsgrads und der Datenverarbeitungsgeschwindigkeit, die unsere Kunden wünschen.

Wichtige Erkenntnisse

Robotergestützten Prozessautomatisierung optimiert zahlreiche zeitraubende Geschäftsabläufe. Sie bringt greifbare Vorteile für die Buchhaltung, das Lieferkettenmanagement und die Versorgung von Geschäftsentscheidungen mit fehlerfreien Echtzeitdaten. Die Popularität der RPA-basierten Automatisierung von Rechnungsprozessen wuchs während der Pandemie, und jetzt stehen den Unternehmen bewährte, effektive Lösungen zur Verfügung, die alle Probleme der herkömmlichen Rechnungsbearbeitungsprozesse lösen.

Jedes Unternehmen benötigt einen individuellen Ansatz, um eine Automatisierungslösung zu entwerfen, die alle spezifischen Schmerzpunkte berücksichtigt. Infopulse bietet RPA-Rechnungsautomatisierungsdienste für Unternehmen aller Branchen an. Wir ermöglichen Unternehmen jeder Größenordnung einen fortschrittlichen Automatisierungsgrad, indem wir moderne RPA-, KI- und maschinelle Lerntechnologien für die intelligente Dokumentenverarbeitung und Datenverwaltung einsetzen. Wir bringen außergewöhnliche operative Effizienz in Ihre Rechnungsbearbeitungsroutine, um die Unternehmensressourcen zu optimieren und einen Mehrwert für Ihr Geschäftswachstum zu schaffen.