10 Dinge, die Sie vor dem Outsourcen Ihres Softwareentwicklungsprojekts prüfen sollten

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In unserem neuen Blog-Artikel skizzieren die Infopulse-Experten die 10 wichtigsten Punkte, die Sie abgehakt haben müssen, bevor Sie das Outsourcing Ihrer wertvollen Software-Projekte an einen IT-Dienstleister starten.

1. Bestimmung des Umfangs des Projekts und seiner Skalierbarkeit

Der Umfang und die Skalierbarkeit des Projekts sind die primär zu beachtenden Dinge. Sie können eine Weltraumrakete von Grund auf neu bauen, aber Sie werden eine Grundlage dafür brauchen. Beginnen Sie mit dem Bau eines Fahrrads und fügen Sie dann die restlichen Teile eins nach dem anderen hinzu. Welche Funktionalitäten werden am meisten benötigt? Welche können später umgesetzt werden? Welche Funktionalitäten können nicht umgesetzt werden oder sind überflüssig? All dies werden Sie mit Ihrem zukünftigen Partner besprechen müssen, vor allem dann, wenn Sie Zweifel haben.

Stellen Sie sich Ihr Projekt in Einzelphasen vor, teilen Sie Ihr Projekt in mehrere Teile ein, wobei jede Etappe zu einem einsatzbereiten Ergebnis führen und mit ihrem eigenen Satz von Funktionen und Verbesserungen ausgestattet sein soll. Dieser Ansatz ist viel sinnvoller als der Versuch, alles auf einmal zu erreichen.

Normalerweise sind die IT-Dienstleister bereit, Ihnen bei dieser Aufgabe zu helfen, da sie sich ständig mit der Projektplanung und dem Projektmanagement beschäftigen. Für uns bei Infopulse ist es z.B. eine gängige Praxis, die Einzelheiten des Projektes gemeinsam mit unseren Kunden durchzugehen, um das Budget, den Zeitrahmen, die erforderlichen Ressourcen usw. zu berücksichtigen.

2. Festsetzung eines realistischen Budgets

Das Schlüsselwort ist hier „realistisch“. Sie würden doch auch nicht erwarten, ein maßgeschneidertes ERP-System zum Preis von einer einseitigen App zu bekommen, oder? Mit Sicherheit wäre es toll, ist aber nicht realistisch. Stellen Sie einige Forschungen und Analysen an, initiieren Sie interne Diskussionen und stellen Sie dann Ihre eigenen Budgetschätzungen auf, die Sie aufbringen können und welche realistisch das Ziel unterstützen, das Sie erreichen wollen. Seien Sie dennoch darauf gefasst, dass die endgültige Zahl nach der Kommunikation mit dem Anbieter von Ihren Erwartungen abweichen kann.

3. Bestimmung der Erfolgskriterien und der möglichen Risiken

Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, müssen Sie eine ganze Menge anderer Dinge berücksichtigen. Was genau wollen Sie erreichen? Was wären die Erfolgskriterien bei dem Projekt? Qualität, Produkteinführungszeit, Ressourcen- und Kostenersparnis? Wer wird diese Kriterien bestimmen? Gibt es versteckte Kosten oder Risiken? Sie müssen sich diese und viele andere Fragen stellen, vor allem, wenn Sie noch nie ein solches Projekt durchgeführt haben und das erste Mal mit einem Outsourcing-Anbieter zusammenarbeiten wollen. Professionelle Dienstleister beschäftigen sich tagtäglich mit solchen Dingen, scheuen Sie Sich nicht, Ihren Partner um Rat zu fragen.

4. Festlegung einer erreichbaren Frist

Kein einziger Outsourcing-Dienstleister wird ein 6-monatiges Projekt annehmen, das in 2 Monaten ausgeliefert werden soll. Sie werden Ihre kostbare Zeit dabei verschwenden, Hunderte von Anbietern durchzuforsten, um festzustellen, dass keine einzige professionelle oder vertrauenswürdige Firma von denen die von Ihnen erwartete Frist tatsächlich einhalten kann. Stellen Sie sicher, dass die gesetzte Frist dem zu erwartenden Arbeitsaufwand sowie Ihrem Budget entspricht. Seien Sie außerdem natürlich darauf vorbereitet, den Termin oder die Meilensteine mit Ihrem zukünftigen Entwicklungspartner zu besprechen.

5. Besitz einer guten technischen Spezifikation

Erstellen Sie eine detaillierte Datei mit der technischen Spezifikation, die alle Aspekte Ihrer gewünschten Anwendung präzise beschreibt. Dies ist ein wichtiger Schritt, der der Kostenretter sein wird. Wenn Sie ein knappes Budget haben und einen Kostenvoranschlag zum Festpreis erhalten möchten, sollten Sie ein solches Dokument immer griffbereit haben. Andernfalls wird der Dienstleister nicht in der Lage sein, Ihr Projekt sorgfältig einschätzen zu können und Ihnen eine genaue Vorstellung von den Ausgaben zu vermitteln. Anbieter, die mit dem Festpreis einfach so rausrücken, ohne alle Details zu kennen, meinen es meistens auf jeden Fall nicht gut mit Ihnen und versuchen, den Auftrag mit allen Mitteln zu bekommen. Passen Sie auf! Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie in diesem Fall nicht das bekommen, was Sie erwarten, liegt bei 99,9 Prozent.

Wenn Sie keine Mitarbeiter im Haus haben, die eine detaillierte technische Spezifikation für Sie erstellen können, ist es kein Problem. Ein Outsourcing-Dienstleister kann dies auf einem professionellen Niveau tun, allerdings gegen Aufpreis. Es ist oft trotzdem besser, Fachleute in diesem frühen Stadium heranzuziehen, da sie eine tiefgehende Analyse des Projekts durchführen können. So wird Ihr Partner genau wissen, was und wie vor dem Projektstart zu tun ist, sodass die Kosten und die Vorlaufzeit minimiert werden können.

6. Prüfung des Testzugangs

Was sieht dümmer aus, als ein RFP-Dokument mit ungültigen Zugangsdaten für den Testzugriff, die an etliche potentielle Lieferanten gesendet wurden, die wiederum dann alle auf einmal nach den korrekten Anmeldeinformationen fragen? Glauben Sie uns, es passiert sooooo oft! Als Unternehmer wissen Sie bestimmt, wie wertvoll die Zeit ist, Sie werden wahrscheinlich nicht wollen, dass Ihnen auch so was unterläuft. Überprüfen Sie mehrmals die Gültigkeit Ihrer Testzugangsdaten und stellen Sie sicher, dass Ihr RFP-Dokument nur aktuelle Anmeldeinformationen und keine veralteten aus der vorherigen Version enthält.

7. Identifikation der zuständigen Kontaktperson

In den meisten Fällen, auch wenn Ihr Projekt gut durchdacht ist und keine Lücken mehr aufweist, benötigen Sie eine Ansprechperson in Ihrem Unternehmen, die mit dem Dienstleister bezüglich der Fortschritte, Änderungsanforderungen, des Austauschs von Teammitgliedern etc. kommunizieren wird. Grundsätzlich brauchen Sie jemanden, der einen guten Überblick über die unerwarteten Dinge, die während des Projekts auftauchen können, und andere wichtige Sachen behalten kann, wegen deren verschiedene Fragen tagtäglich auftreten können. Die effizienteste Situation ist dann gegeben, wenn die Kontaktperson ein Teilhaber des Unternehmens ist. Diese Person sollte das Produkt sowie den Geschäftsbereich sehr gut kennen, sodass sie, wenn nötig, geschäftskritische Entscheidungen treffen kann.

8. Auflistung und Analyse der Dienstleister

Es gibt viele Outsourcing-Destinationen rund um den Globus, die jeweils eigene Vor- und Nachteilen aufweisen. Natürlich gibt es Tausende von Dienstleistern. Die Wahl des richtigen Unternehmens kann eine Menge Arbeit bedeuten und eine wirklich schwierige Entscheidung sein. Sie werden den Markt analysieren müssen, Sie können Ihre Kontakte nach Referenzen befragen, aber seien Sie auf zusätzliche Nachforschungen vorbereitet.

Bei der Entscheidung, welcher Standort am besten zu Ihnen und zu Ihrem Unternehmen passt, werden Sie wahrscheinlich eine Reihe von Faktoren berücksichtigen wollen, wie z.B. die Zeitzone, die geografische Nähe (wenn Geschäftsreisen entscheidend sind), die kulturelle Kompatibilität, das Niveau der IT-Ausbildung, allgemeiner Ruf des Land als ein Outsourcing-Ziel usw. Sobald Sie einen Ort auf der Karte bestimmen, der für Sie sinnvoll und machbar erscheint, ist der nächste empfohlene Schritt die engere Auswahl der Unternehmen an diesem Standort zu treffen und ihnen Ihre RFP zu senden (vergessen Sie nicht, alles klar zu definieren, seien Sie aber darauf vorbereitet, dass noch Fragen aufkommen können). Das Feedback zu dem RFP wird Ihnen den Vergleich der Anbieter anhand einer Reihe von Kriterien ermöglichen, sodass Sie den am besten geeigneten Vorschlag auswählen können. Dinge, die Sie vergleichen können, können von dem allgemeinen Verständnis des Projekts und der technischen Sicht auf die Entwicklung bis hin zu dem geschätzten Zeit- und Kostenplan reichen.

Ein hervorragendes zusätzliches Kriterium für die Analyse der potenziellen Anbieter ist ein kurzes, 15- bis 30-minütiges Einführungsgespräch mit jedem von ihnen. Die Stimme und die Kommunikationsart können einen großen Einfluss auf Ihre Entscheidungsfindung ausüben.

9. Patentierung Ihrer Urheberrechte und Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung

Vor dem Austausch des vertraulichen Materials, Wissens oder der Informationen, die von hohem Wert für jeden Anbieter sein können, dürfen Sie nicht vergessen, die Unterzeichnung eines Non-Disclosure-Agreements (NDA) anzufordern. Wenn Sie eine einzigartige Geschäftsidee haben, vergessen Sie nicht, Ihre Urheberrechte patentieren zu lassen. Entwerfen Sie gemeinsam mit Ihrer Rechtsabteilung Ihre eigene NDA-Version, die Ihren Anforderungen voll und ganz entspricht. Sie können auch Ihren potentiellen Partner darum bitten, Ihnen seine Standard-NDA-Version zu schicken, um diese dann auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Zögern Sie nach der NDA-Prüfung nicht, Ihre Änderungen vorzuschlagen, wenn Sie der Meinung sind, dass etwas fehlt oder unklar formuliert ist, weil Sie sicherstellen müssen, dass die Vertraulichkeit durch diese Vereinbarung zu 100% geschützt ist.

10. Wie können Sie während des Entwicklungsprozesses helfen?

Versuchen Sie nicht, ein Experte in allem zu sein. Seien Sie kein Kontrollfreak. Outsourcing bedeutet nicht zwingend, dass Sie die Kontrolle abgeben, sondern es geht darum, die Aufgaben, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, zu delegieren. Andere Experten können Ihnen bei den Dingen helfen, die Sie nicht auf eigene Faust erreichen können. In den meisten Fällen kann der Wunsch, alles unter Kontrolle zu haben, Ihr Unternehmen behindern. Überlegen Sie: Die Outsourcing-Unternehmen, die die internationalen Qualitätsstandards und die besten Geschäftspraktiken nicht befolgen, sind in der Regel nicht lange im Geschäft. Die Zufriedenheit ihrer Kunden ist mit ihrem Ansehen und ihrem Erfolg direkt verbunden. Wenn Sie das Unternehmen bereits analysiert und alle Referenzen geprüft haben, brauchen Sie kein Mikromanagement für jeden einzelnen Prozess. Sie werden lernen müssen, Ihrem Partner zu vertrauen.

Gleichzeitig werden Sie immer noch am Entwicklungsprozess teilhaben müssen. Die Balance bei der Kontrolle ist hier entscheidend. Stellen Sie sich das Outsourcing-Team als eine weitere helfende Hand vor, die zwar relativ unabhängig ist, aber nach wie vor Sie wissen lässt, wie der Stand des Projekts ist und was als nächstes kommt. Ohne Ihre Führung, Check-Ins, Abnahmetests, die regelmäßigen Gespräche mit den Projektmanagern und den Produkteigentümern kann das Ergebnis Ihres Projekts wie Schrödingers Katze aussehen und sich als etwas völlig Anderes als erwartet erweisen. Kommunizieren Sie gut und alles wird in Ordnung sein!

Die zehn oben aufgeführten Empfehlungen sind natürlich keine universellen Handlungsanweisungen, sondern verfolgen eher das Ziel, Sie bei der Vorbereitung auf eine zukünftige Outsourcing-Partnerschaft zu unterstützen und Ihre Outsourcing-Reise möglichst angenehm zu gestalten.

Denken Sie daran, dass ein guter Dienstleister kundenorientiert sein sollte und daher immer versuchen wird, sein Bestes zu geben und hochflexibel zu sein, um die Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Jedoch ist eine Outsourcing-Partnerschaft stets ein Gemeinschaftsprojekt zweier Parteien, und deren Erfolg hängt sowohl von dem Kunden als auch von dem Lieferanten ab.

Viel Erfolg bei all Ihren Outsourcing-Bestrebungen!