Microsoft Power Apps-Lizenzierungsleitfaden

Low-Code-Entwicklungsplattformen werden für Unternehmen immer interessanter, da sich Apps zur Lösung spezifischer Geschäftsanforderungen auch von Personen ohne Programmierkenntnisse einfach erstellen lassen. Microsoft Power Apps ist einer der führenden Anbieter auf dem Markt. Die Software bietet leistungsfähige und flexible Funktionen zur Automatisierungen von Operationen, zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und zur Steigerung der Produktivität.

Gartner berichtet, dass die Einführung von Power Apps die Entwicklungskosten für Unternehmensanwendungen um 45 % senkt und einen ROI von 140 % ermöglicht. Wie kann man mit Microsoft Power Apps einen solchen wirtschaftlichen Effekt neben anderen Vorteilen erzielen?

Die Wahl der geeigneten Lizenzierung ist der Schlüssel. Mit diesem Power Apps-Lizenzleitfaden lernen Sie die verschiedenen Lizenzierungsmodelle besser kennen und können die Kosten für Microsoft Power Apps optimieren.

Was ist Power Apps?

Microsoft Power Apps ist eine Low-Code-/No-Code-Plattform im Rahmen des Microsoft Microsoft Power Platform-Ökosystems, mit der Sie Unternehmenslösungen zur Lösung verschiedener geschäftlicher Herausforderungen erstellen können. Diese schnelle Entwicklungsumgebung umfasst Anwendungen, Dienste, eine Datenplattform (Microsoft Dataverse) und Konnektoren für die schnelle Entwicklung individueller Geschäftsanwendungen. Die Power Plattform bietet die Möglichkeit, Daten, die in Microsoft Dataverse oder in verschiedenen Online- und On-Premises-Datenspeichern gespeichert sind, zu verbinden, darunter Microsoft SharePoint, SQL Server, Dynamics 365, Microsoft 365 und weitere.  

Microsoft Power Platform Ecosystem

Für welche Arten von Anwendungen gibt es Power Apps

Power Apps dient der Erstellung von Anwendungen für den internen Gebrauch innerhalb des Unternehmens, um Workflows und Servicevorgänge zu organisieren. Es gibt drei Arten von Anwendungen, die entwickelt werden können:

• Canvas-Anwendungen: Die meisten konventionellen Anwendungen bestehen darin, mit einer leeren Leinwand zu beginnen, um eine Datenquelle hinzuzufügen, Arbeitsabläufe zu erstellen und schließlich die Schnittstelle zu gestalten. Um eine Canvas-App mit Power Apps zu erstellen, werden vorgefertigte Steuerelemente auf eine leere Leinwand gezogen und die Logik und Navigation mit Excel-ähnlichen Ausdrücken festgelegt.
• Modellgesteuerte Anwendungen: Dieser Ansatz besteht darin, eine App-Struktur im App-Designer-Tool zu erstellen, indem verschiedene Komponenten – Ansichten, Dashboards, Diagramme, Formulare und andere, hinzugefügt werden. Das Layout wird mit den Daten aus den angeschlossenen Quellen und den Informationen, die Benutzer hinzufügen können, gefüllt. Diese Vorgehensweise kommt in der Regel zum Einsatz, wenn eine Anwendung eine komplexe Geschäftslogik erfordert und in hohem Maße auf den dynamischen Datenaustausch angewiesen ist.
• Power Apps Pages: Dabei handelt es sich um eine Low-Code-SaaS-Plattform für die Erstellung und Pflege von externen Websites für Unternehmen, wie z. B. Communitys, Kundendienstportale und weitere. Power Apps Pages ist eine neu gestaltete, erweiterte Version des Power Apps Portals.

Von Microsoft Power Apps bereitgestellte Anwendungstypen

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Die Anwendungsfälle von Microsoft Power Apps

Power Apps wird hauptsächlich zur Entwicklung interner Anwendungen eingesetzt, um bestimmte geschäftliche Anforderungen zu erfüllen und bestimmte Geschäftsprozesse zu automatisieren, darunter:

• Vertrieb, Finanzmanagement, und Kundenservice;
• Personal- und Arbeitsplatzverwaltung im Büro;
• Beschaffungs- und Lieferkettenmanagementprozesse;
• Verwaltung der Inspektion und Qualitätskontrolle;
• Planung und Entscheidungsfindung.

Mit Power Apps lassen sich die meisten manuellen in digitale Geschäftsprozesse umwandeln. Die Software demokratisiert die Erstellung von Business-Apps und ermöglicht die Erstellung von funktionsreichen, logikreichen, benutzerdefinierten Anwendungen für Unternehmen, ohne dass dafür Code geschrieben werden muss.

Power Apps Benefits for Business

Der eindeutige geschäftliche Vorteil der Entwicklung von Geschäftsanwendungen mit Power Apps ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen bei effizienter Investition von Zeit und Kosten. Im Vergleich zu einem konventionellen Entwicklungsansatz bietet es außerdem eine Reihe weiterer geschäftlicher Vorteile:

• Schnellerer Bereitstellungsprozess: Der übliche Einführungsprozess ist langwierig und mühsam, da eine Vielzahl von Profilspezialisten involviert ist, die Prototypen erstellen, Workflows entwerfen und kodieren. Mit einer Low-Code-Entwicklungsplattform wie Power Apps beschleunigt sich die Erstellung einer funktionalen, praktischen Anwendung um ein Vielfaches. Sie ersetzt eine Reihe von Entwicklungs- und Bereitstellungsschritten durch einfaches Ziehen und Ablegen der benötigten App-Komponenten. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Low-Code-Entwicklung f für die Digitalisierung von Unternehmen.
• Integration mit Microsoft-Tools: Als Bestandteil der Power Platform kann Power Apps problemlos mit Microsoft 365, Power Automate, Power BI und anderen Microsoft-Tools integriert werden. Mit Microsoft Excel, SharePoint und anderen Anwendungen innerhalb des Microsoft-Ökosystems wird der Datenaustausch zum Kinderspiel. Die Datenverwaltung innerhalb des Unternehmens wird dadurch erheblich vereinfacht und alle Geschäftsanforderungen werden mit Lösungen von einem einzigen Softwareanbieter (Microsoft) vollständig abgedeckt.
• Konnektoren für benutzerdefinierte Datenkonnektivität: Power Apps enthält eine Bibliothek von Konnektoren zur nahtlosen Integration mit Datenplattformen von Drittanbietern. So lassen sich Daten aus mehreren Quellen kombinieren, um eine Anwendung zu speisen. Die Liste der verfügbaren Konnektoren ist in Standard und Premium unterteilt. Premium-Konnektoren sind im Rahmen einer kostenpflichtigen Power Apps-Lizenz erhältlich.
• Verfügbar für private Entwickler: Da Power Apps einen Low-Code-Entwicklungsansatz verwendet, können auch Anwender mit wenig bis gar keinen technischen Kenntnissen und Programmierfähigkeiten damit Anwendungen erstellen. Dies setzt jedoch voraus, dass Sie die erforderliche Logik, die App-Struktur und eine klare Zielvorstellung verstehen. Allerdings ist keine Erfahrung in der Programmierung, API-Integration oder der Verwendung von Bibliotheken und Frameworks erforderlich, um eine Business-App zu erstellen.
• Kosten- und Zeiteffizienz: Mit Power Apps lassen sich viele Unternehmensanwendungen zu einem deutlich geringeren Preis entwickeln als mit einem herkömmlichen, maßgeschneiderten Entwicklungsansatz, der ein eigenes Team von Spezialisten und einen größeren Zeitrahmen für die manuelle Neuentwicklung erfordert.

Ein zusätzlicher wirtschaftlicher Nutzen der Erstellung von Anwendungen mit Power Apps besteht darin, dass diese bestehende oder zukünftige Anwendungen von Drittanbietern ersetzen können, die Lizenz- oder Wartungskosten mit sich bringen. Dank der schnelleren Bereitstellung bringen die Unternehmensanwendungen dem Unternehmen schneller einen Mehrwert und kompensieren die Lizenzkosten für Power Apps.

Power Apps-Lizenz-Typen

Es kann eine echte Herausforderung sein, die Preise von Power Apps zu verstehen und den richtigen Plan für ein bestimmtes Unternehmen auszuwählen. Das Wissen um alle verfügbaren Optionen kann dabei helfen, die Gesamtkosten für die Nutzung von Microsoft Power Apps zu optimieren. Es sind vier Power Apps-Lizenzoptionen verfügbar:

• Verschachtelte Lizenz: Beim Kauf von Microsoft Office 365 und Dynamics 365 Lizenzen erhalten Sie eine verschachtelte Lizenz für Power Apps. Wenn Sie nur Standarddienste wie OneDrive, Dynamics 365 oder SharePoint und keine Premium-Konnektoren zur Erstellung Ihrer Anwendungen benötigen, dann können Sie die Funktionen nutzen, ohne eine separate Lizenz zu erwerben.
• Einzelne App-Lizenz: Diese Lizenz umfasst den Zugang zu einer bestimmten App für einen Benutzer und kostet 5 $/Monat. Für Unternehmen, die 1 bis 3 Anwendungen entwickeln müssen, kann dies eine geeignete Option sein.
• Benutzerbasierte Lizenz: Mit dieser Lizenz hat ein Benutzer Zugriff auf alle Anwendungen innerhalb der Power Apps-Umgebung. Benötigen Sie vier oder mehr Anwendungen, sollten Sie den Erwerb von benutzerbasierten Lizenzen in Betracht ziehen, die 20 $ pro Benutzer und Monat kosten.
• Lizenz für die Abrechnung nach Aufwand (Pay-as-you-Go): Im Rahmen dieses Pakets erhalten Unternehmen eine dynamische Abrechnung pro aktivem Benutzer und Monat, die auf der Anzahl der monatlich genutzten Apps basiert. Beispiel: In Ihrem Unternehmen gibt es 100 Benutzer, aber in diesem Monat haben nur 12 von ihnen eine Anwendung genutzt. Im Rahmen des Pay-as-you-go-Lizenzpakets müssen Sie für diesen Monat nur 120 $ bei 10 $ pro Benutzer und App bezahlen.

Hier finden Sie eine Gegenüberstellung der verfügbaren Power Apps-Lizenzen:

Power Apps-Lizenzierungleitfaden: Abonnementarten

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Die Abonnements „Pro App“ und „Pay-as-you-go“ gelten für die Nutzung einer einzelnen App, während das Paket „Pro Benutzer“ die Nutzung einer unbegrenzten Anzahl von Apps durch einen Benutzer abdeckt. Ein weiterer signifikanter Unterschied zwischen diesen Abonnements ist die Kapazität des bereitgestellten Speicherplatzes von Dataverse für eine Datenbank, Dateien und ein Protokoll:

• Standardkapazität pro Mandant: ein Speicherplatz, der standardmäßig mit der ersten erworbenen Lizenz bereitgestellt wird.
• Pro zusätzlicher Lizenzkapazität: zusätzlicher Speicherplatz, der unter jeder weiteren erworbenen Lizenz bereitgestellt wird. Diese wird zur Standardkapazität pro Mandant hinzugefügt.

Hinweis: Der Standard-Speicherplatz für die Dataverse-Datenbank im Paket „pro Benutzer“ ist doppelt so groß wie der gleiche Parameter in der Lizenz „pro App“. Dieser kann einer der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer geeigneten Power Apps-Lizenz für Ihre Anwendungen sein.

Wie finden Sie den richtigen Power Apps-Lizenzplan für Ihr Unternehmen?

Bei der Wahl des geeigneten Power Apps-Lizenzpakets ist es wichtig, dass Sie die verfügbaren Lizenztypen und die damit verbundenen Funktionen kennen und die individuellen Anforderungen für jeden einzelnen Fall analysieren. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Leitfaden zur Lizenzierung von Power Apps, der Ihnen bei der Auswahl geeigneter Lizenzen hilft. Nachstehend finden Sie die wichtigsten Kriterien, die Sie beachten sollten.

• Anzahl der Apps: Sollte das Unternehmen nur eine oder zwei Apps benötigen, die von vielen Benutzern genutzt werden, ist es sinnvoll, den Erwerb einer Pro-App-Lizenz in Betracht zu ziehen, die nur 5 $/Monat pro App kostet und unbegrenzten Zugriff für mehrere Benutzer bietet. Bei drei oder mehr Multi-User-Anwendungen sollten Sie eine Lizenzierung pro Benutzer in Betracht ziehen.
• Anwendungs- und Layouttypen: Canvas-Anwendungen auf Power Apps bieten kein responsives Layout. Soll auf eine Canvas-Anwendung sowohl über das Web als auch über das Handy zugegriffen werden, handelt es sich um zwei physisch unterschiedliche Anwendungen. Modellgesteuerte Apps bieten responsive Layouts, sodass es keine Notwendigkeit gibt, separate Versionen für Web und Mobile zu entwickeln.
• Kapazität der App: Kapazität bezeichnet den für die Anwendung benötigten Speicherplatz. Die Lizenztypen unterscheiden sich in Bezug auf die zur Verfügung gestellte Dataverse-Datenbank- und Dateikapazität. Die Pro-App-Lizenz umfasst 5 GB Datenbankkapazität pro Mandant, während die Pro-Benutzer-Lizenz 10 GB bietet. Dies ist von Bedeutung, wenn Sie planen, eine datenintensive Anwendung zu erstellen.
• Die Saisonabhängigkeit des Unternehmens: In einigen Bereichen, wie der Landwirtschaft oder dem Tourismus, werden Business-Apps nicht das ganze Jahr über genutzt. So bedeutet z. B. das Tourismusgeschäft an bestimmten Standorten nur 3 bis 4 Monate Betrieb, und die Entscheidung für eine Pro-App- oder Pro-Benutzer-Lizenzierung würde erhebliche Kosten bedeuten. Für solche Fälle lohnt es sich, eine ‚Pay as you go‘-Lizenz zu beantragen, die zwar mehr pro Monat kostet, aber dafür erlaubt, dass Sie für Monate nicht zahlen müssen, wenn Sie die Apps überhaupt nicht nutzen.
• Interaktion mit externen Benutzern: Entwickeln Sie Apps für den internen Gebrauch im Unternehmen und ein Teil der Funktionalität soll auch externen Benutzern (z. B. Kunden oder Umfrageteilnehmern) zugänglich gemacht werden, benötigen Sie neben den internen Apps auch Power Apps Pages (früher wurde diese Art von Apps Power Apps Portal genannt). Pro App oder Pay-As-You-Go-Abonnements gelten entweder für eine App oder ein Portal. Für jede Anwendung oder jedes Portal müssen Sie daher separate Lizenzen erwerben.
• Pläne für die Zukunft, weitere Prozesse im Unternehmen zu automatisieren: Auch wenn Sie im Moment vielleicht nur eine oder zwei Anwendungen benötigen, um Ihre geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen, kann es sich in Zukunft als notwendig erweisen, die Nutzung von Power Apps auszuweiten, um die Automatisierung und digitale Transformation fortzusetzen. Sinnvollerweise sollten Sie die Wahl des spezifischen Lizenztyps auf die aktuelle und zukünftige Nutzung von Power Apps abstimmen.

Fazit

Microsoft Power Apps ermöglicht es, die Entwicklung von Geschäftsanwendungen erheblich zu beschleunigen und Spezialisten mit wenig bis gar keinen Programmierkenntnissen in den Entwicklungsprozess einzubeziehen. Diese Low-Code-Entwicklungsplattform ist in drei Lizenztypen erhältlich:

• Pro App
• Pro Benutzer
• Als Pay-as-you-go

Das Verständnis der verschiedenen Power Apps-Lizenzierungsmodelle hilft bei der Auswahl des am besten geeigneten Abonnementpakets und bei der Ermittlung der optimalen Power Apps-Kosten. Die Auswahl der richtigen Power Apps-Lizenzen hilft bei der Optimierung der Ressourcen für die zukünftige Automatisierung und digitale Transformation des Unternehmens.

Unsere Experten haben die wichtigsten Kriterien für die Beurteilung, welche Lizenzen Ihren Anforderungen und Zielen am besten entsprechen, in diesem Power Apps-Lizenzleitfaden zusammengefasst. Sollten Sie bei der Wahl der richtigen Power Apps-Lizenzen Unterstützung von Experten benötigen, sind wir für Sie da. Infopulse hat 18 Jahre praktische Erfahrung in der Anpassung von Microsoft-Produkten an die spezifischen Geschäftsanforderungen unserer Kunden und ist zertifizierter Microsoft Solution Partner. Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen zum besten Preis!