Effiziente Aufgabenverteilung mit Hilfe der RACI-Matrix

Das clevere Kompositum “Aufgabenverteilung” wird oft erwähnt, aber wie viele Menschen wissen schon, wie diese anzuwenden ist und wer davon wirklich profitiert? Nach einem gezielteren Blick darauf kommen wir zu dem Schluss, dass die Aufgabenverteilung im Wesentlichen in privaten Unternehmen geschieht.

Oft wird sie von verschiedenen intelligenten Wörtern wie Matrix und Modell begleitet. Ich werde versuchen, den Lesern und Leserinnen zu erklären, was Aufgabenverteilung ist und wie sie funktioniert. Jemand mag vielleicht schon das Glück gehabt haben, in einem Team zu arbeiten, wo jede/r die jeweils eigenen Aufgaben und Pflichten kennt, und es bleibt uns nichts Anderes übrig, als über diese Menschen glücklich zu sein. Aber ich bin davon überzeugt, dass nur Wenige ihre Aufgaben optimal zugeordnet bekommen haben. Für die Leute wird dieser Artikel hilfreich sein.

Also, was ist eine RACI-Matrix? Diese Abkürzung steht für vier spezifische Rollen:

• Verantwortlich (engl. Responsible, R) – für die Arbeitsleistung unmittelbar verantwortlich
• Rechenschaftspflichtig (engl. Accountable, A) – diese Rolle kann nur einer Person für eine Aufgabe zuteil werden
• Beratend (engl. Consulted, C) – ein/e Mitarbeiter/in oder eine Gruppe von Mitarbeitern, die bei einer Aufgabe beratend mitwirken und deren Meinung zu berücksichtigen ist
• Informiert (engl. Informed, I) – Mitarbeiter, die über die Leistung bei einer bestimmten Aufgabe informiert werden.

TEs gibt auch zwei Erweiterungen des Modells.

RACI-VS, mit zwei weiteren Rollen:

• Verifizierend (V) – ein/e Mitarbeiter/in oder eine Gruppe von Mitarbeitern, die überprüfen, dass das Ergebnis die vorher festgelegten Kriterien erfüllt.
• Signierend (S) – Mitarbeiter, die das Projekt (die Aufgabe) beim Kunden unterzeichnen. Diese Rolle kann mit der des Rechenschaftspflichtigen kombiniert werden.

In der RASCI-Variante des Modells ist die folgende neue Rolle hinzufügt:

Unterstützend (engl. Supportive, S) – Mitarbeiter, die zusätzliche Ressourcen, wie z.B. Unterstützung bei der Produkteinführung, für die Arbeit zur Verfügung stellen.

Einerseits gibt es viele Erklärungen mit wenig Sinn, andererseits würde ich die RACI-Matrix gerne anhand eines Beispiels veranschaulichen.

Man muss kein Genie sein, um zu verstehen, dass in der oberen Zeile der Tabelle die funktionalen Rollen der für diese oder jene Aufgabe Verantwortlichen oder der an der Entscheidungsfindung Teilnehmenden aufgeführt sind. In den Spalten Aktivität 1-5 sind die durch die oben genannten Rollen ausgeführten Funktionen benannt.

Um das Prinzip der Erstellung und der Verwendung dieser Tabelle im wirklichen Leben (bei Projekten) zu verstehen, ist es empfehlenswert, den folgenden Matrix-Leitlinien Aufmerksamkeit zu schenken:

• Erforderliche Aktivitäten/Prozesse bei der Aufgabe (dem Projekt) auflisten
• Funktionale Rollen (Menschen, die an der Aufgabe interessiert sind oder in irgendeiner Weise von ihr betroffen sind) definieren und auflisten
• Meeting anberaumen und RACI-Codes (Kürzel) den spezifischen Rollen zuweisen, um die Verantwortungsgebiete festzulegen
• Verteilungsfehler vermeiden (zu viele oder keine Verantwortungsgebiete)
• Tabelle beschreiben und Feedback einholen
• Umsetzung der zugewiesenen Rollen überwachen.

Ich bin mir durchaus bewusst, dass Einige es kompliziert finden können, die Benennung der Funktionen mit englischen Bezeichnungen vorzunehmen. Trotzdem würde ich nicht empfehlen, sie zu ersetzen, um Verwirrung zu vermeiden und Schwierigkeiten zu verursachen, eins und eins zusammen zu zählen.

Anschließend wird es bei der entwickelten RACI nicht schaden, die Ergebnisse zu analysieren.

Die funktionalen Rollen können durch die Beantwortung folgender Fragen analysiert werden:

• Zahlreiche Аs — Sind die Verantwortlichkeiten richtig zugeordnet? Gibt es Engpässe?
• Zahlreiche Rs — Gibt es bei irgendeiner Rolle zu viele Aufgaben?
• Keine leeren Zellen in der Tabelle — Soll diese Rolle bei dieser Aufgabenanzahl wirklich zugewiesen werden?

Vergessen Sie außerdem nicht, die Aktivitäten zu analysieren:

• Mehr als ein А — Nur eine Rolle sollte rechenschaftspflichtig sein
• Keine Аs — Ein/e Rechenschaftspflichtige/r soll gefunden werden
• Keine Rs oder mehr als ein R — Es sollte eine/n Verantwortliche/n geben, aber die Verantwortungsgebiete sollten nicht zu groß sein – sonst laufen Sie bei der Aufgabe Gefahr, diese nicht abschließen zu können
• Zu viele Сs — Brauchen wir tatsächlich so viele Beratungsrollen und sind sie sinnvoll?
• Keine Сs und Is — Haben wir die richtigen Kommunikationskanäle?

An dieser Stelle würde ich mit Reglements soweit aufhören, um die Lesenden nicht mit Langeweile verrückt zu machen. Es liegt an Ihnen, die Effizienz und Anwendbarkeit solcher Zuordnungen der Verantwortungsgebiete zu beurteilen. Niemand weiß genau, ob die Matrix in der jeweiligen spezifischen Umgebung funktioniert.

Bei der Arbeit mit den Kunden werden Sie die RACI-Matrix jedoch nicht nur nützlich finden, sondern diese auch als hilfreich für das Verständnis der Projektaktivitäten und der Menschen, die sie ausführen, wahrnehmen. Die Mehrheit der Kunden wird klar wissen wollen, wer für die vereinbarten Aufgaben zuständig ist.

Außerdem möchte ich betonen, dass die RACI-Matrix in keinerlei Weise ein Instrument für die Suche nach dem Sündenbock ist, zumindest, weil diejenigen, die dazu bereit waren, ihre Zeit damit zu verbringen, sie zu entwickeln, ihr Ziel und ihren Zweck partout verstanden haben mussten.

P. S.: Es wäre interessant, Ihre Kommentare zu der Anwendbarkeit dieses Aufgabenverteilungstools und zu Ihren persönlichen Erfahrungen zu lesen.

Ich möchte nur noch ein kurzes Beispiel für die Anwendung dieses Modells bei einer bestimmten Aufgabe anführen.

Angenommen, wir haben ein Luftfahrtunternehmen, das plant, ein Online-Check-in-System auf der Webseite zu implementieren. Globale Aktivitäten innerhalb dieser Aufgabe beinhalten Folgendes: Beurteilung der Systemanforderungen, Design der Lösung, Entwicklung, Implementierung, Produktion und Optimierung.

Danach würden die funktionalen Rollen definiert werden, wobei für diese Aufgabe folgende Optionen möglich sind: Interner Dienstleister (das IT-Team des Kunden) oder externer Dienstleister, falls der Erstere nicht verfügbar ist; ISP – Hosting-Unternehmen; die Business-Abteilung des Luftfahrtunternehmens (als Vertreter des Kunden); Finanzeinheit (Team Buchhaltung); Servicemanager (hängt von der Größe des Unternehmens ab, kann auch Teil der internen IT sein); Entwicklerteam (hängt von der Größe des Unternehmens ab, kann ebenfalls Teil der internen IT sein).

Versuchen wir, die RACI-Codes entsprechend den Rollen und den Aktivitäten zuzuweisen (natürlich betrifft dieser Prozess alle Parteien).

So könnten die Rollen und Funktionen für diese Aufgabe zugewiesen werden. Es sollte sofort erwähnt werden, dass die Matrix für dieses und jedes andere Projekt anders aussehen könnte, je nach spezifischen Anforderungen der verschiedenen Unternehmen. Ich hoffe, dass dieses Beispiel zum besseren Verständnis der Anwendbarkeit der RACI-Matrix beitragen wird.